從 Word 做成 PDF，而不假裝文字仍是文字
一份視覺副本
當對方需要看見版面、又打不開 .docx 時，Word 轉 PDF是合適的任務。它在瀏覽器裡排版，並把每一頁畫成圖片。如果預覽裡能看見範例交貨單上的 “Ship by Friday” 和 “Include the packing list”，它們就應該出現。在 PDF 裡搜尋這些句子可能會失敗，因為字是畫上去的。瀏覽器畫不出的字型會被替換，換行可能移動。註解和修訂不會變成審閱附錄。如果收件人必須搜尋、複製，或把 PDF 當作文字送進另一個系統，請在有這些字型的電腦上用 Word 匯出，或直接傳送 .docx。
轉換不會把 .docx 上傳到 NexTool。如果預覽做不出來，它會停下。把 PDF 和 Word 檔案並排打開，對照一個標題、一張表和最後一行。錯誤的預覽會變成錯誤的 PDF。請修改 .docx，不要指望匯出會修好瀏覽器畫不出的版式。只接受 20 MB 以內的 .docx。貼進去的掃描件仍然是圖片。這不是文字辨識。
之後的體積
由頁面圖片組成的 PDF 可能很大。壓縮可以透過再次重畫這些圖片來縮小它，文字可能第二次變軟。只有在第一份 PDF 看起來已經正確之後再這樣做，並保留 .docx，這樣如果縮得太過，你還可以以更高的保真度再匯出一次。不要一直鏈式轉換，直到原件成為你剩下的唯一清晰副本。壓縮指南用來決定更小是否值得那些損傷。
核對收件人會讀到的句子
從 Word 轉 PDF匯出後，在寄出之前打開 PDF。範例說明寫著 “Ship by Friday.” 和 “Include the packing list.”。你自己的檔案裡也應當尋找這類句子：日期、姓名、數字。如果字型被替換，這一行可能換到額外的一頁，或和表格撞在一起。請在 .docx 裡改好再匯出。如果頁面是預覽的圖片，不要告訴收件人他們可以搜尋這份 PDF。請說它是視覺副本。如果他們必須編輯，請寄送 .docx。文件在這個瀏覽器裡解開並繪製。NexTool 不會為了產生 PDF 而上傳它，也不會保留任何一份檔案。之後再走一遍 PDF 壓縮會讓畫面更軟，所以只有在郵件限制要求、並且你又看過一次時才這樣做。
刪掉較早的那份 PDF
在你認為匯出完成之前，請列印或放大一頁。預覽裡和表格撞在一起的標題，在 PDF 裡也會撞在一起，因為 PDF 就是那次預覽。請改 .docx，再匯出一次，並刪掉較早的 PDF，以免附上錯誤的那份。網站不會提醒你最後一次下載是哪一份。