在相信高亮之前,先对比两份 Word 文稿
先用已知的修改练习
高亮看起来很有权威。它的好坏只取决于工具能够读到的文字。在打开合同之前,先用 对比页上的示例。一份写着 10 天交付并提到发票,另一份写着 15 天和装箱单。如果你在高亮里找不到这些变化,你还不知道怎么读这个工具,就不该用它来批准一条条款。示例一经下载就留在你的机器上。它们不是客户的文稿,工具也不会上传任何一份。
对比读的是正文。它不会把批注、页眉、页脚或文本框列成各自的审阅项。只发生在页眉里的修改不会发光。页眉请自己读。超过 20 MB 的文件会被拒绝。过长的文字不会被对比。用词几乎不重合的两份文档会被报告为不像同一份,这比把整页涂红更诚实。这些都不会写出一份带有 Word 修订标记的新 .docx。你仍然要自己改来源文件。
数字要读两遍
天数、价格和姓名是扫读会失败的地方。示例里的 10 和 15 很容易,因为有人告诉你去看。在真正的文稿里,把差异写下来,然后在编辑器里修改 .docx。如果你需要的只是把旧附录放在新封面后面的一个文件,那是 合并,它不会高亮任何东西。如果你需要修改稿的 PDF,请在 .docx 已经是你想要的那一版之后,再用 Word 转 PDF,并记住 PDF 可能无法搜索。在对方同意哪一份是当前版本之前,两份文稿都要留着。
高亮可以表示什么
对比上的高亮表示:预览能够读到的正文,在两份 .docx 之间不同。它不表示律师已经接受了改动,也不会列出批注。请读那些词。示例里,交付时间从 10 天变成 15 天,invoice 变成 packing list。在你的文件里,找到你不愿意漏掉的那一款,确认它就是变了的东西。如果重要的修改在文本框、页眉或批注里,这个页面不会显示它。那一部分请打开 Word。两份文件留在浏览器里。没有共享审阅链接,也不会上传到 API。如果你之后需要一份文档,那是 合并,它是另一项工作,不会告诉你改了什么。在你写下打算保留的改动之前,两份文稿都要留着。
把改动写成一句
如果必须由别人批准这次改动,请用你自己的笔记写下来。你离开页面后高亮会消失,也没有可以转发的链接。一句你能引用的话,比整份文稿的截图更有用。在那句话被同意之前,两份文件都要留着。