从 Word 做成 PDF，而不假装文字仍是文字
一份视觉副本
当对方需要看见版面、又打不开 .docx 时，Word 转 PDF是合适的任务。它在浏览器里排版，并把每一页画成图片。如果预览里能看见示例交货单上的 “Ship by Friday” 和 “Include the packing list”，它们就应该出现。在 PDF 里搜索这些句子可能会失败，因为字是画上去的。浏览器画不出的字体会被替换，换行可能移动。批注和修订不会变成审阅附录。如果收件人必须搜索、复制，或把 PDF 当作文本送进另一个系统，请在有这些字体的电脑上用 Word 导出，或直接发送 .docx。
转换不会把 .docx 上传到 NexTool。如果预览做不出来，它会停下。把 PDF 和 Word 文件并排打开，对照一个标题、一张表和最后一行。错误的预览会变成错误的 PDF。请修改 .docx，不要指望导出会修好浏览器画不出的版式。只接受 20 MB 以内的 .docx。贴进去的扫描件仍然是图片。这不是文字识别。
之后的体积
由页面图片组成的 PDF 可能很大。压缩可以通过再次重画这些图片来缩小它，文字可能第二次变软。只有在第一份 PDF 看起来已经正确之后再这样做，并保留 .docx，这样如果缩得太过，你还可以以更高的保真度再导出一次。不要一直链式转换，直到原件成为你剩下的唯一清晰副本。压缩指南用来决定更小是否值得那些损伤。
核对收件人会读到的句子
从 Word 转 PDF导出后，在发送之前打开 PDF。示例说明写着 “Ship by Friday.” 和 “Include the packing list.”。你自己的文件里也应当寻找这类句子：日期、姓名、数字。如果字体被替换，这一行可能换到额外的一页，或和表格撞在一起。请在 .docx 里改好再导出。如果页面是预览的图片，不要告诉收件人他们可以搜索这份 PDF。请说它是视觉副本。如果他们必须编辑，请发送 .docx。文档在这个浏览器里解开并绘制。NexTool 不会为了生成 PDF 而上传它，也不会保留任何一份文件。之后再走一遍 PDF 压缩会让画面更软，所以只有在邮件限制要求、并且你又看过一次时才这样做。
删掉较早的那份 PDF
在你认为导出完成之前，请打印或放大一页。预览里和表格撞在一起的标题，在 PDF 里也会撞在一起，因为 PDF 就是那次预览。请改 .docx，再导出一次，并删掉较早的 PDF，以免附上错误的那份。网站不会提醒你最后一次下载是哪一份。